Anh Lộc làm việc tại một nghĩa trang mới của thành phố, chuyên tiếp nhận hài cốt được chuyển tới từ các đợt giải toả nghĩa địa cũ khắp nơi trong khu vực để tập trung cải táng tại một địa điểm quy hoạch chung. Công việc của anh là sắp xếp, bố trí vị trí cho từng phần mộ mới chuyển tới, ghi chép thông tin vào hệ thống hồ sơ chính thức của nghĩa trang theo quy định.

Do khối lượng công việc quá lớn, nhiều đợt hài cốt được chuyển tới cùng lúc từ nhiều dự án giải toả khác nhau, hồ sơ đi kèm từ các đơn vị thi công thường sơ sài, thiếu sót, có khi chỉ ghi vỏn vẹn "mộ vô danh khu A" mà không có thêm chi tiết nào khác để đối chiếu, khiến việc quản lý trở nên rối rắm, dễ nhầm lẫn giữa các phần mộ với nhau nếu chỉ dựa vào hồ sơ chính thức.

Anh Lộc, nhận thấy sự bất cập này ngay từ những ngày đầu làm việc, tự mình lập thêm một cuốn sổ tay riêng, ghi chép chi tiết hơn nhiều so với yêu cầu công việc, bao gồm cả những đặc điểm nhỏ của từng cỗ tiểu, màu sắc, hoa văn, tình trạng khi tiếp nhận, thời gian và đơn vị chuyển tới, thậm chí cả những mẩu thông tin rời rạc anh nghe được từ công nhân vận chuyển về nguồn gốc từng đợt hài cốt, dù không có giá trị pháp lý chính thức nào.

Cuốn sổ tay này ban đầu chỉ là thói quen cẩn thận của cá nhân anh, không ai trong nghĩa trang yêu cầu hay biết tới sự tồn tại của nó, những buổi tối rảnh rỗi anh thường ngồi lại một mình dưới ánh đèn bàn nhỏ, cặm cụi chép lại từng chi tiết vừa quan sát được trong ngày trước khi kịp quên, nhưng dần dà nó trở thành một nguồn tham khảo quý giá mỗi khi có gia đình tới tìm kiếm thông tin về mộ phần người thân mà hồ sơ chính thức không đủ chi tiết để xác định chính xác.

Có lần, một gia đình tới tìm mộ ông bà sau một đợt giải toả cũ, hồ sơ chính thức của nghĩa trang chỉ ghi chung chung, không đủ thông tin để xác định vị trí cụ thể trong số hàng chục ngôi mộ cùng đợt chuyển tới. Anh Lộc lục lại cuốn sổ tay riêng của mình, đối chiếu những chi tiết nhỏ gia đình còn nhớ được về mộ phần cũ với các ghi chú anh đã lưu lại, cuối cùng xác định được đúng vị trí, giúp gia đình tìm lại được mộ người thân sau nhiều năm thất lạc thông tin.

Tin tức về cuốn sổ tay hữu ích của anh Lộc dần lan truyền trong số các gia đình từng tới nghĩa trang tìm kiếm thông tin, có người còn giới thiệu thêm cho những gia đình khác đang gặp khó khăn tương tự. Ban quản lý nghĩa trang, sau khi biết chuyện, không khỏi ngạc nhiên khi nhận ra cuốn sổ tay cá nhân của một nhân viên bình thường lại chi tiết, hữu ích hơn hẳn hệ thống hồ sơ chính thức được xây dựng bài bản của đơn vị.

Ban quản lý đề nghị anh Lộc chia sẻ lại toàn bộ nội dung cuốn sổ tay để tích hợp vào hệ thống quản lý chính thức, đồng thời áp dụng cách ghi chép chi tiết của anh làm chuẩn mực mới cho toàn bộ quy trình tiếp nhận hài cốt sau này, thay vì chỉ ghi chép sơ sài như trước.

Lời bàn: Anh Lộc vui vẻ chia sẻ lại toàn bộ cuốn sổ tay của mình, chỉ cười bảo đó vốn chỉ là thói quen cẩn thận cá nhân, không ngờ lại trở nên hữu ích tới vậy. Có những hệ thống quản lý bài bản trên giấy tờ đôi khi vẫn không theo kịp được sự tận tâm tự phát của một cá nhân, khi người đó thật sự quan tâm tới ý nghĩa thật sự đằng sau công việc mình đang làm, thay vì chỉ hoàn thành nó như một nhiệm vụ đơn thuần.